部活のことなんですが、大会の組み合わせの関係で抽選会があったのですが、最初は自分ではなく他の人が抽選会に行ってくれる予定だったのですが、その人が抽選会の日に用事があったらしくその事を忘れていたか、日を勘違いしていたかで、急に抽選会に行けなくなってしまいました。
それで、夕方に代わりに行ってほしいと電話がありました。
その抽選会は夜からで必要な紙を持ってるから取りにきてほしいと言われ、電車に乗って取りに行きました。
行ったり来たりでとても時間がかかり、その抽選会には間に合わず会場に着いて５分もしないうちに終わってしまいました。
その事を部活の顧問に話し、それは私のミスではなく相手のミスだと言われたのですが、次からこのような事がないように相手にしっかり話をしなさいと言われました。

ですが、その人の気を悪くしないように話をしたいのですが、どういう言い方をすればいいか分かりません。

どなたか相談に乗ってください。
長々とすみません。
よろしくお願いします。